ミス避け大全!ノーミスで仕事を効率化する方法の本

ミス避け大全!ノーミスで仕事を効率化する方法の本

ミスによる手戻りは仕事の効率を下げます。

終わったと思った仕事が振り出しに戻ったり、ミスの解消に余計な稼働を取られるからです。

そのため、仕事を効率化するためには単にタスク処理スピードを上げるだけでなく、ミスを防止することが重要となります。

では、どうやってミスを防止するのか?

ミスにはパターンがあるので体系化された法則を学ぶというアプローチは効果的です。

ミスを防止するための本は様々ありますが、本書『ミス避け大全』はなかなか良い本です。

ミス避け大全の内容

本書では160項目のミス避けテクニックを紹介するという内容ですが、ページ数も多く、それぞれの内容がけっこう詳しく書かれています。

また、スケジュールは曜日つきで連絡、しちはななというなど、相手側のミスにも配慮している点も総合的でよいなと思います。

さらにマインド的な話だけでなく、なくし物防止のスマートトラッカーなどミス防止グッズについても紹介知れています。

 

本書で学んだミス防止策オススメまとめ

では、以下に本書で個人的にいいじゃん!と思ったミス防止策を紹介していきます。

ストック切れの防止

共用器具を使おうと思ったらホッチキスの芯がない!とかコピー用紙がない!ということは間々あるかなと思います。

そして置き場に行ったらそこにもない!

誰だよ最後の1つを使ったやつは!と思いつつ作業が滞るということを避けるコツです。

それは、最後の一つだけ別の場所に置くということ。

最後の一つ別の場所に置くことで、最後の一個を何となく使い切ることはなくなり、必ず補充がなされるようになります。

散らかり防止

自然とデスクや部屋は散らかるものです。

しかし日々少しずつ散らかるとなかなかわかりません。

そこで綺麗な状態の写真を撮っておいて置くのがオススメです。

そうすると、汚れてきたときすぐわかるし、どう片付ければ良いかもわかりやすい!

領収書は蛇腹式ドキュメントスタンド

蛇原式ドキュメントスタンドとは、分類が容易にできるタイプのファイルです。

これを使い領収書などをファイルに入れるときに整理してしまうと後で楽となり、かつミスも防止できます。

 

ミスしないノート術!

文字に加えてちょっとしたイラストを入れると記憶に残りやすい。

4画くらいで書けるものもあるので順次導入しよう。

また、見辛くならぬよう改ページは頻繁にするのもコツ!

さらにメモしきれずにミスるという事態を避けるために、名前はイニシャルで書くなど速記法を開発しましょう。

ただ、イニシャルを使う場合は、後で忘れぬようイニシャルの判例は同じページ内の余白に書いておこう。

案件ごとにノートを変える

担当案件が増えてくると、ノートを振り返るのが大変になります。

そこでノートは案件ごとに一冊とするとすぐに引きたい情報が引ける。

 

パスワード管理法

セキュリティ的な理想は無意味な文字列だが、それだと忘れてミスる。

かといって単純な文字列は読まれやすい。

そこで自分にだけわかるルールで簡単な文字を暗号化するのがよい。

そうすれば、他のひとには意味不明だが、自分にとってはその法則のみ覚えればいいので楽!

ワンノートでの保存

マイクロソフトのワンノートは、光学的文字認識機能があり、画像の文字も検索できる!

めっちゃ便利そう。

デスクトップにファイルは置かない

フォルダはまだしもファイルは置かない。ファイルそのままは、書類がデスク上に散乱しているのと同じ。

セキュリティ的にもミスりやすいので避けよう。

メールはメールボックスには保管しない

メールはOutlookなどのアプリ上には容量的に置ききれなくなってきます。しかし、捨てるとあとで必要なときに引き出せないというミスにつながります。

そこでメールはバックアップ用のファイルに保存するようにしよう。

すべてのフォルダは3階層以内

階層化は重要ですが、あまりフォルダが奥深くなると見つけにくいので、3階層以内になるようにしよう。

3階層以内というのは、サイトのSEO的にも推奨の構成。

メールのミス防止術!最初にデータを添付

メールの添付忘れを防止するためには、先に添付をつけてから本文を書くとよい。

パスワードを付ける場合は、先にパスワード周知のメールを作ると忘れを防げる!

タスクはマトリクスで分類

重要度と緊急度で4段階に分けて管理すると、どれからやるかを迷わなくてよい。

緊急で!という触れ込みで入ってきた仕事も、時間と労力、リターンを考えながら判断するようにしよう。

終わりに

ミスを防止するには経験から学ぶことが大切ですが、すべてのミスを経験するのはちょっと非効率です。

そこで、ミス防止の本を読んで疑似体験としてミスの経験を積むのはかなり良い方法かなと思いました。

ミスを防ぎたい人にオススメの1冊です。